DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN

DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN

Pengertian Desain dan Analisis Pekerjaan

Desain pekerjaan merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Desain pekerjaan atau biasa disebut dengan rencana kerja merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi.

Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dan supervisor.

1.         Elemen-elemen Desain Pekerjaan

1)      Elemen-elemen Organisasional

Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efesiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum.

a.       Pendekatan Mekanistik

Pendekatan mekanistik berupaya untuk mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan.

b.      Aliran Kerja

Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa.

c.       Praktek-praktek Kerja

Praktek-praktek kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakatan kolektip para karyawan, atau bagian kontrak (perjanjian) kerja serikat karyawan manajemen.

2)      Elemen-elemen Lingkungan

Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti dalam hampir semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial.

a.       Kemampuan Dan Tersedianya Karyawan

b.      Berbagai Pengharapan Sosial

3)      Elemen-elemen Keperilakuan

a.       Otonomi

Yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa yang di lakukan. Pekerjaan-pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab, akan cenderung meningkatkan perasaan di percaya dan di hargai.

b.      Variasi

Kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan kebosanana. Dan selanjutnya, kebosanan menimbulkan kelelahan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan-kesalahan.

c.       Indentitas

Bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan atau kurang merasa bertanggung jawab dan mungkin kurang bangga dengan hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka tidak tampak, sehingga kepuasan kerja bisa menurun.

d.      Umpan balik

Bila pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelakasanaan pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi untuk melaksanakan dengan lebih baik.

2.         Trade-Off Keperilakuan dan Efisiensi

Elemen-elemen keperilakuan desain pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi, identitas tugas umpan balik. Tetapi elemen-elemen efisiensi mengutarakan spesialisasi lebih tinggi, kurangi variasi, minimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktip lainnya.

a.       Grapik A : produktivitas  versus spesialisasi

Asumsi bahwa tambahan spesialiasasi berarti keluaran naik hanya benar sampai titik tertentu, di gambar di 2.2 a tambahan spesialisasi setelah titik b menyebab produktivitas turun, karena element-element keperilakuan seperti kebosanan menghentikan manfaat spesialisasi. Dalam kenyataanya, pekerjaan-pekerjaan antara b dan c dapat di tingkatkan produktivtasnya melalui pengurangan derajat spesialisasi.

b.      Grapik B : kepuasan kerja versus spesialisasi

Hubungan menarik satu lagi antara kepuasan kerja dan spesialisasi. Dalam hal ini, kepuasan kerja meningkat sejalan dengan naiknya spesialisasi, dan kemudian tambahan spesialisasi menyebabkan kepuasan menurun. Pekerjaan-pekerjaan tanpa spesialisasi akan membuat karyawan membutuhkan waktuyang lama untuk mempelajarinya. Bila spesialisasi mencapai titik b dalam gambar 2-2b, kepuasan kerja menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas kerja. Perhatikan bahwa meskipun kepuasan kerja sudah turun dalam grafik B. Produktivitas masih naik dalam grafik A, dan a ke b. Produktivitas terus naik hanya bila kebaikan spesialisasi lebih besar dari pada kelemahan akibat ketidak puasan.

c.       Grapik C : proses belajar versus spesialisasi

Bila suatu pekerjaan sangat terspesialisasi, maka akan lebih mudah di pelajari di banding pekerjaan terspesialisasi. Secara grafik, ini berarti bahwa tingkat belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar yang di tetapkan (di tunjukan dengan garis putus-putus) dalam jangka pendek, pekerjaan-pekerjaan yang tidak terspesialisasi memelukan waktu lebih lama di pelajari.

d.      Grapik D : perputaran karyawan versus spesialisasi

Meskipun pekerjaan-pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat untuk di pelajari, namun pada umumnya menyebabkan kepuasan kerja lebih rendah. Kepuasan kerja lebih rendah selanjutnya dapat menyebabkan tingkat perputaran karyawan yang lebih tinggi. Bila tingkat perputaran kerja tinggi, perencangan kembali pekerjaan perlu di lakukan dengan lebih memperhatikan elemen-elemen keperilakuan yang bisa mengurangi tingkat permintaan bekerja.

3.         Analisis Pekerja

Analis pekerjaan mengumpulkan informasi tentang berbagai karakteristik pekerjaan dan pemegang jabatan. Sebelum mempelajari pekerjaan-pekerjaan, analis perlu memahami organisasi terlebih dahulu-tujuan,desain, masukan-masukan (sumber daya manusia, material dan prosedur), dan keluaran-keluarannya (produk atau jasa).

1)      Tahap 1- persiapan analisis

Ada dua kegiatan pokok tahap ini, yaitu identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Analis mengidentifikasikan setiap pekerjaan yang berbeda dalam organisasi sebelum informasi pekerjaan yang berbeda dalam organisasi sebelum informasi pekerjaan dikumpulkan. Proses ini adalah sederhana dalam organisasi-organisasi kecil karena hanya ada sedikit jenis pekerjaan. Setelah identifikasi pekerjaan dilakukan, tahap paling penting berikut dalam persiapan adalah pemutusan tentang informasi yang harus di peroleh agar hasilnya berguna. Untuk mencapai maksud tersebut, analisis mengembangkan dan menyusun daftar pertanyaan atau cheklists yang kadang-kadang di sebut skedul analisis pekerjaan.

2)      Tahap 2- pengumpulan data

Langkah selanjutnya setelah analisis menjadi “familiar” dengan pekerjaan-pekerjaan  dan para karyawan yang akan terlibat, adalah menentukan prosedur perolehan data yang di perlukan.

4.         Arti Pentingnya Analisis Jabatan

            Agar menciptakan SDM (Sumber Daya Manusia) yang bermutu& bertanggung jawab untuk menghadapi pertumbuhan ekonomi. Serta kenyamanan sewaktu bekerja dan kondisi yg terkendali didalam perkerjaan untuk sebuah perusahaan ataupun organisasi.

5.         Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

6.         Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description) :

1)      Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yaitu :

a.       Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b.      Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan

c.       Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2)      Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti :

a. Task merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b. Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c. Standartds merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d. SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e. Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

7.         Sifat Dari Analisis Jabatan

Analisis Jabatan adalah Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan ditugasi disitu.

Uraian Jabatan adalah Suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, dan kepercayaan suatu jabatan.

Spesifikasi Jabatan adalah Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian yang sesuai.

8.         Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan

1.      Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan.

2.      Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.      Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

4.      Kuesioner

Teknik ini berguna bila waktu merupakan faktor penting. Pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat dipelajari secara bersamaan dan dengan biaya yang relatif murah. Kelemahan pokok adalah kurangnya akurasi karena kesalahan mengartikan pertanyaan-pertanyaan, tanggapan-tanggapan kurang lengkap dan daftar pertanyaan yang tidak dikembalikan.

5.      Logs

Prosedur ini mirip dengan teknik kuesioner, dimana individu yang memegang posisi diminta untuk memberikan informasi. Perbedaanya terletak pada kenyataan bahwa log terdiri dari catatan yang disimpan karyawan pelaksana tugas-tugas. Analis pekerjaan menyediakan suatu formulir untuk mencatat pelaksanaan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Beberapa kelemahannya antara lain tidak menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja,peralatan yang digunakan, dan sebagainya, dan karyawan mungkin menolak karena perlu upaya cukup besar untuk selalu mencatat kegiatan-kegiatannya.

9.         Klasifikasi Pekerjaan

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah :

a.       Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

b.      Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

c.       Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

d.      Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

e.       Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan? 

f.       Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

g.      Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan? 

Sumber :

https://irrineayu.wordpress.com/2015/04/17/analisis-pekerjaan-pengertian-tujuan-manfaat-tahapan-jenis-dan-metode/ diakses tanggal 7 Oktober 2019 pukul 14.12 WIB

http://sdmberkualitas.blogspot.com/2016/10/analisis-pekerjaan-job-analysis.html  diakses tanggal 7 Oktober 2019 pukul 14.25 WIB